Whistleblowing

Al fine di contrastare le violazioni di legge, la CTI FOODTECH s.r.l., in ottemperanza alle disposizioni di cui al D. Lgs. del 10 marzo 2023 n. 24 recante “Attuazione della direttiva 2019/1937/UE del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, nonché delle indicazioni fornite dall’ANAC, ha predisposto un apposito canale interno per consentire al personale e/o a terzi  di segnalare, in modo sicuro e riservato, condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231/01 o violazione dei modelli organizzativi.

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo della Società, in qualità di:

• lavoratori subordinati (ivi compresi i soggetti ancora in prova) ovvero personale impiegato presso aziende fornitrici della medesima;
• lavoratori autonomi;
• collaboratori, liberi professionisti e consulenti;
• stagisti e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• ex-dipendenti ovvero ex-collaboratori, ove le informazioni sulle violazioni che intendono segnalare siano state acquisite in costanza del rapporto di lavoro e/o collaborazione.

La segnalazione può essere effettuata:

• quando il rapporto giuridico è in corso;
• durante il periodo di prova, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).

Le segnalazioni anonime sono ammesse se sufficientemente circostanziate e sono trattate alla stregua di quelle “nominative”. In tal caso, le misure di protezione per le ritorsioni saranno applicabili solo se la persona segnalante verrà successivamente identificata.

La segnalazione può avere ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001 (reati presupposto a titolo esemplificativo: indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico, delitti informatici e trattamento illecito di dati, reati ambientali, corruzione, concussione, etc.)

Non si possono segnalare

– le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. “voci di corridoio” o “sentito dire”);

– le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere           personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;

Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato;

– problematiche relative a beni e servizi forniti dalla Società (es. reclami).

Informazioni delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate, includendo tutti gli elementi utili all’organo gestorio per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza.

A tal fine, i segnalanti devono fornire almeno i seguenti elementi:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto con indicazione delle circostanze conosciute (di modo, di tempo e di luogo);
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
• ogni informazione o prova (allegando i relativi documenti) che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato, in particolare anche l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• ove la segnalazione non sia anonima, i dati identificativi del segnalante (nome, cognome, qualifica, etc.).

Si precisa che questi ultimi sono assistiti da specifiche misure di sicurezza tecniche ed organizzative, volte a garantire l’assoluta riservatezza sull’identità del segnalante.

Ove la segnalazione sia inviata in forma scritta tramite il Portale Whistleblowing, il segnalante sarà guidato nel fornire questi elementi dai quesiti previsti dal modulo di segnalazione.

In ogni caso, ove la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata, l’Organo gestorio può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il Portale Whistleblowing o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

Modalità della segnalazione

Il segnalante ha la possibilità di effettuare una segnalazione scritta, attraverso la compilazione di un questionario oppure orale, tramite una casella vocale utilizzando il portale Whistleblower Software al seguente indirizzo:

 

https://whistleblowersoftware.com/secure/9ae09c22-bb1f-4931-b0dc-7983a55f7e94

 

Il Portale chiederà al segnalante se intende o meno rivelare la propria identità.

Nel caso in cui il segnalante preferisca incontrare di persona l’Organo gestorio, può farne richiesta nella segnalazione verbale, chiedendo di fissare un incontro.

In tal caso l’Organo gestorio fissa l’incontro in un tempo ragionevole che si svolgerà al di fuori dell’area aziendale ed in orario da concordare, garantendo i criteri di riservatezza imposti dalla normativa.

Assistenza al segnalante

Ove il Segnalante necessiti di assistenza per il corretto utilizzo dei canali di segnalazione può rivolgersi all’Organismo di Vigilanza, contattandolo al seguente indirizzo e-mail: odv@ctifoodtech.it.

Tale organismo è stato formato sul funzionamento dei canali di segnalazione e sulla presente procedura e potrà assistere il segnalante mantenendo l’assoluta riservatezza sull’assistenza fornita.

Si precisa che l’indirizzo mail suindicato non costituisce un canale alternativo di segnalazione. Al fine di non perdere le garanzie di riservatezza e sicurezza delle informazioni, quindi, nella comunicazione a mezzo mail al Referente Whistleblowing non dovranno essere inseriti dettagli sulla segnalazione (circostanze fattuali, nome del segnalato e/o dei testimoni etc.) ma dovrà solo essere richiesta assistenza, concordandone i termini.

In alternativa, il segnalante potrà decidere di rivolgersi ad un soggetto in cui ripone la propria fiducia che, operando in qualità di “Facilitatore” ai sensi della normativa in esame, riceve analoga tutela del segnalante.

Consultazione della segnalazione inviata

Al momento dell’invio della segnalazione, il Portale rilascerà al segnalante una password univoca, che dovrà essere salvata in quanto in caso di smarrimento non potrà essere recuperata.

La password servirà al segnalante per accedere, sempre tramite il Portale, alla propria segnalazione al fine di: monitorarne lo stato di avanzamento; inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione; fornire le proprie generalità; rispondere ad eventuali domande di approfondimento.

In ogni caso, l’Organo gestorio:

– rilascia al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione;

– fornisce riscontro tempestivo alle eventuali richieste inoltrate dal segnalante attraverso i canali di segnalazione (sistema di messaggistica implementato sulla piattaforma);

– fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna.

Gestore della segnalazione

L’Organo gestorio è L’Organismo di Vigilanza, di cui al D.Lgs. 231/01.

L’Organo gestorio, in qualità di Destinatario della Segnalazione:

• è autonomo e indipendente;
• garantisce un giudizio equo e imparziale sulla segnalazione ricevuta;
• rispetta gli obblighi di riservatezza, specie sull’identità del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti (facilitatore, familiari, colleghi di lavoro, testimoni, etc);
• gestisce la segnalazione (valuta l’ammissibilità e svolge l’istruttoria sui fatti o sulle condotte segnalate);
• gestisce le interlocuzioni con il segnalante (avvisi di ricevimento e chiusura della segnalazione e scambi di informazioni);
• comunica l’esito al segnalante (dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata);
• assicura adeguata pubblicità alla presente procedura.

Tutela della riservatezza del segnalante

La Società garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla fase di ricezione della segnalazione, nel rispetto delle previsioni di legge. A tal fine i dati personali identificativi del segnalante non sono direttamente visualizzabili nella segnalazione e sono conservati in modo da essere visibili esclusivamente all’organo preposto alla gestione della segnalazione. La società adotta tutte le garanzie e le misure tecniche ed organizzative previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l’espresso consenso di quest’ultimo, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie. Tra queste misure è incluso l’oscuramento dei dati personali, specie quelli relativi al segnalante ma anche degli altri soggetti la cui identità, in base al d.lgs. 24/2023, deve rimanere riservata (il facilitatore, il segnalato, le altre persone menzionate nella segnalazione), qualora, per ragioni istruttorie, anche altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione e/o della documentazione ad essa allegata.